Использование внутрикорпоративных коммуникаций в процессе построения бренд-пространтсва

- размещение системы  электронной проверки знаний (батарея  профессиональных тестов);

- разработка и размещение  кейсов, конкурсов, специальных заданий  и т.п.;

- создание профессиональных  онлайн-форумов;

- размещение информации  о программах наставничества, проведении  кружков по обмену опытом, семинаров  качества и т.п.;

- размещение информации  о днях открытых дверей, стажировках  в компании, днях карьеры в  вузах, отзывах преподавателей и студентов и т.п.;

- обеспечение обратной  связи (привлечение сотрудников  к выработке новых идей, рацпредложений, методов работы, выявлению недостатков  и «узких» мест и т.п.);

8. оценка эффективности системы внутрикорпоративных коммуникаций. 

Своевременное получение необходимой  и достоверной информации, доступ к нормативной базе, наличие отлаженных каналов обмена информацией —  все это необходимо для эффективной  работы сотрудников. Оптимизация и  «прозрачность» бизнес-процессов, разработка внутрикорпоративных стандартов, регламентов, формализация связей, выявление «точек сбоя» — причин замедления передачи или искажения информации, обеспечение информационной безопасности способствуют налаживанию коммуникаций. А чем они лучше отлажены, тем эффективней окажется результат деятельности организации и меньше вероятность возникновения «внутрикорпоративных войн», противостояния и отстаивания интересов «своего» подразделения в ущерб интересам всей компании. 

Рассмотрим основные средства налаживания внутренних коммуникаций.

 

ERP-система   (Enterprise Resource Planning System)  или система управления ресурсами компании. 

ERP-система — это, прежде всего,  корпоративная информационная система,  предназначенная для автоматизации  учета и управления. ERP-системы строятся по модульному принципу (например, CRM-система управления взаимоотношениями с клиентами; HRM-система управления персоналом; SCM-системы управления поставками, финансового, управленческого, бухгалтерского учета, контроля качества, электронного документооборота и т.д.).

ERP-система в той  или иной степени охватывает  все ключевые процессы деятельности  компании. Она заменяет разрозненные  компьютерные системы управления  финансами, логистикой, складом,  человеческими ресурсами, производством и т.д., интегрируя функции всех подразделений и отделов компании в единую унифицированную компьютерную систему, которая работает с одной информационной базой. 

Всю корпоративную бизнес-информацию получают сотрудники, имеющие соответствующий  доступ, а подразделения компании (включая удаленные) могут легко и быстро обмениваться сведениями. Если ERP-система адаптирована к нуждам организации, а сотрудники обучены работе с ней и готовы к изменениям, связанным с ее внедрением, организация может получить большую отдачу от ее использования. Дело в том, что система не только автоматизирует процедуры, образующие бизнес-процессы, но и обеспечивает безопасность компании в условиях внешних и внутренних воздействий благодаря ограничению доступа. ERP-система препятствует утечке информации, промышленному шпионажу, делая управленческий учет «прозрачным».

 

Интранет 

Внутрикорпоративная сеть — интранет — является современным средством  налаживания внутренних коммуникаций между подразделениями (включая удаленные структуры) и отдельными сотрудниками, быстрого обмена информацией о новостях компании. Внутрикорпоративная сеть может содержать различные разделы, электронные доски объявлений, фотографии, картинки, видео- и аудио-материалы, специальные файлы, анкеты, тесты, электронные журналы, форумы, бюллетени новостей и т.п. Система позволяет сохранять и обрабатывать полученные данные, однако к ней имеют доступ только сотрудники компании, что обеспечивает возможность размещения конфиденциальной информации.

Интранет может стать  главным внутрикорпоративным коммуникативным ресурсом, также он помогает решить многие коммуникационные и HR-задачи. 

Один из наиболее доступных методов  внутренних коммуникаций — электронная рассылка новостей. Она создается для информирования сотрудников о значимых событиях, приказах и распоряжениях руководства. Для рассылок используют базу данных сотрудников (с электронными адресами) и составляют списки, включающие работников удаленных подразделений.  

 

 

Формирование корпоративной  культуры 

Формирование корпоративной культуры— это не только проведение корпоративных праздников, торжественных и спортивных мероприятий, но и внедрение корпоративных стандартов, традиций (события, связанные с этапами развития компании, награждения победителей памятными подарками, командообразующие тренинги, совместные выезды на природу, семинары по обмену опытом, партнерские программы).

Подобные мероприятия  служат сплочению коллектива и формированию корпоративной культуры, а также  помогают наладить неформальное общение, позволяют сотрудникам хорошо узнать друг друга. Это приводит к улучшению взаимопонимания между работниками разных подразделений и развитию горизонтальных каналов коммуникации, а значит, положительным образом сказывается на работе всех сотрудников компании. 

Отдельно необходимо отметить командообразующие мероприятия: 

- team building — мероприятия, направленные на знакомство, сплочение, осознание каждым своей роли в команде, разработку методов работы в кризисных ситуациях, выбор оптимальных методов мотивации;

- team spirit — мероприятия, направленные на выработку единых целей и задач, поднятие корпоративного духа и повышение кредита доверия персонала к компании и ее руководству. 

 

Внутренний PR 

Внутренний PR — это формирование положительного имиджа компании в глазах ее сотрудников, т.е. чувства причастности к конечному продукту, лояльности к компании путем предоставления работникам своевременной и достоверной информации о значимых событиях, происходящих в организации. Это информация о новых проектах и кадровых перестановках, стратегических задачах и необходимых изменениях, открывающихся вакансиях, а также достижениях и наградах лучших сотрудников. Более того, внутренний PR — это сведения о новых продуктах, акциях и специальных программах, корпоративных мероприятиях, конкурсах, призах, публикациях, положительных отзывах в СМИ, полученных сертификатах качества и т.п. Такой подход позволяет сотрудникам почувствовать себя единым коллективом, нацеленным на достижение общего результата. Итогом этой работы непременно станет формирование у персонала гордости за компанию и ее продукцию. 

 

Система управления знаниями

Система управления знаниями (Knowledge Management) играет важную роль в менеджменте коммуникаций. Она включает в себя создание корпоративной электронной библиотеки и накапливание базы знаний, разработку программ дистанционного обучения сотрудников, набор профессиональных тестов для самостоятельной проверки знаний работниками, размещение информации о программах корпоративного обучения, стажировках, программах ротации кадров, конференциях, семинарах, профессиональных онлайн-форумах.

Цель такой работы — формирование у персонала потребности  в повышении квалификации и получении  новых знаний, привлечение его  к выработке идей и рациональных предложений, передача опыта (разработка кейсов, специальных заданий, проведение конкурсов, программы наставничества, кружки качества, семинары по обмену опытом и т.п.). Это будет способствовать созданию системы приобретения сотрудниками необходимых знаний, навыков, обмену опытом и постепенной трансформации компании в самообучающуюся организацию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие организации

 

Лекция 2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Особенности внутренних коммуникаций в организации

В современной  литературе описываются различные  типы организаций:

системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая,

экономическая, потребляющая ресурсы и преобразующая их в конечный

продукт, многообразная  по целям и методам, применяемым  в достижении

целей. Эти и  многие другие определения могут  использоваться по отдельности,

в различных  сочетаниях, с различной детализацией для определения типа

современных организаций.

Вне зависимости  от того, к какому именно типу принадлежит  та или иная

организация, необходимым  условием ее существования является координация

совместной  деятельности работников для достижения поставленных целей. Это

требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки

информации. Для  того, чтобы управленческие мероприятия  были

эффективными, а результат деятельности соответствовал ожиданиям,

необходима  развитая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и

точность понимания передаваемого.

Каждый тип  организации может быть работоспособным  только в том

случае, если в  нем культивируются соответствующие  именно ему формы

реализации  функций управления.

Роль коммуникации в процессах целеполагания и  организации обратной

связи вряд ли можно переоценить. Целостность организации, ее

принадлежность  к какому-то конкретному типу определяются тем, каким

именно способом коммуникации объединяют элементы внешней  и внутренней

среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей.

Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных  и

процессуальных  характеристиках.

2.2. Структура внутренних коммуникаций

Организационную структуру можно рассматривать  как формальную сеть

передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективнос-

ти. Она определяет принципы разделения труда, структуру  и размеры

подразделений, правила делегирования полномочий.

Выделяют три  параметра, характеризующих особенности  орга-

низационных структур: степень формализации, сложность, степень

централизации.

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации  деятельности

организаций (см.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной

организации / Пер. с англ. – СПб., 2001. – С. 21):

14

− взаимное согласование (рис. 2.2.1, а): способствует координации труда

благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над

процессом труда  осуществляется самими работниками;

− прямой контроль (рис. 2.2.1, б): способствует координации, так как

ответственность за работу других людей, определение заданий для них и

наблюдение  за их действиями возлагаются на одного человека;

− стандартизация рабочих процессов (рис. 2.2.1, в): предполагает точ-

ное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;

− стандартизация выпуска (рис. 2.2.1, в): специфицируются результаты

труда (параметры  изделия, нормы выработки);

− стандартизация навыков и знаний (квалификации): означает точное

определение необходимого для участия в процессе труда  уровня подготовки

работников (рис. 2.2.1, в).

a б

в

Рис. 2.2.1. Схемы координации:

а – взаимное согласование; б – прямой контроль; в – стандартизация;

М – менеджер, А –  аналитик, O1, O2 – операторы или  работники

На практике комбинируются все пять способов координации деятельности

организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации –

актуальная  тема для менеджмента.

15

Организационная структура является формальным каналом передачи

информации, установленным  администрацией и должностными обязанностями

работников. Она  связывает людей по вертикали  и горизонтали внутри

трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только

формальными потоками информации, они включают и неформальные

(социальные  и психологические) способы взаимодействия.

Социально-демографическая  структура организации определяется

половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем

их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются

гомогенные  и гетерогенные типы структур. Эта  характеристика оказывает

существенное  влияние как на производственно-экономическую деятельность

предприятия, так  и на эффективность и социально-психологический  характер

взаимоотношений.

Гомогенность  организации, т. е. ее однородность по таким  признакам, как

пол, возраст, уровень  образования и пр., является предпосылкой формирования

общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов  поведения.

Гетерогенные  организации часто распадаются  на несколько более или

менее гомогенных группировок, и формирование их психологического

единства и  целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная  структура основана на разделении труда и

необходимости согласования, координации реальных действий всех частников

совместной  деятельности. Таким образом, возникают  четыре типа структурных

подразделений:

− административный персонал – руководители, в обязанности которых

входит организация  системы производства;

− производственный персонал – работники, занятые производством

продукции;

− обслуживающий персонал – работники, занятые обеспечением системы

производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

− инженерно-технический персонал – работники, занятые созданием