Использование внутрикорпоративных коммуникаций в процессе построения бренд-пространтсва

необходимо  тщательно к ним подготовиться.

Задачи лучше  формулировать гибко, чтобы при  необходимости можно

было их подкорректировать. Как правило, любые переговоры ведут  к

подписанию  договора – документа, юридически проработанного и выверенного

специалистами.

Предметом переговоров может стать любая информация, относительно

которой нет  согласия, но он должен носить практический характер и учитывать

складывающуюся  ситуацию.

Место проведения переговоров. Переговоры можно проводить в своем

офисе или на территории оппонента. При этом в каждой ситуации есть свои

позитивные  моменты.

Если встреча  происходит на вашей территории:

− всегда можно посоветоваться с партнерами или лицом, которому

поручено вести  переговоры, а если нужно — заручиться поддержкой и

одобрением;

− оппонент не имеет возможности по собственной инициативе свернуть

переговоры  и уйти;

− можно заниматься и другими делами, вы окружены привычными

удобствами;

− создается психологическое преимущество: оппонент пришел к вам;

− можно организовать пространственную среду таким образом, чтобы

эффективно  использовать возможности невербальной информации.

Если встреча  происходит на территории оппонента:

− ничто не будет отвлекать, можно сосредоточиться исключительно на

переговорах;

− можно «придержать» информацию, сославшись на то, что у вас нет с

собой документов;

− есть возможность обратиться непосредственно к руководителю вашего

оппонента;

45

− организационные вопросы решает оппонент;

− анализ окружения оппонента даст возможность выбрать наиболее

эффективный сценарий взаимодействия с ним.

Если ни тот, ни другой вариант не устраивает стороны, можно встретиться

на нейтральной  территории.

Начало переговоров  является самой трудной задачей. В начале

переговоров происходит взаимное уточнение интересов, точек  зрения,

концепций и  позиций участников.

Процесс переговоров  всегда происходит на двух уровнях: на одном

обсуждение  касается существа дела, на другом сосредоточивается  на процедуре

решения вопросов, т. е. на том, каким образом вы будете вести переговоры.

Выделяют следующие  стили ведения переговоров: мягкий, жесткий,

рациональный (табл. 5.3.1).

Таблица 5.3.1.

Стили ведения  переговоров

Мягкий стиль Жесткий  стиль Рациональный стиль

Участники-друзья Участники-противники Участники – стороны, сов-

местно решающие проблему

Цель – достижение согла-

шения при сохранении от-

ношений любой ценой

Цель – достижение своей

цели (победы) любой це-

ной

Цель – получение разумного

результата при сохранении

отношений

Делать уступки для сохра-

нения отношений

Требовать уступок в каче-

стве условий для  продол-

жения отношений

Обдумывать взаимовыгодные

варианты

Доверять другим Не доверять другим Вести переговоры независимо

от степени доверия

Поддаваться давлению Применять  давление Использовать доводы, а не

давление

Настаивать на соглашении Настаивать на своей пози-

ции

Настаивать на применении

объективных критериев

Поиск решения для  сохра-

нения отношений

Поиск решения для  реали-

зации своих задач

Поиск вариантов выбора –

решать позже

Легко менять свою пози-

цию

Твердо придерживаться

своей позиции

Концентрироваться на инте-

ресах, а не на позициях

Мягкий курс в отношениях

с людьми и при решении

проблемы

Жесткий курс: в отноше-

ниях с людьми и  при ре-

шении проблемы

Мягкий курс в отношениях с

людьми и жесткий  – при ре-

шении проблемы

Добиваться сохранения

отношений ценой усту-

пок, но впоследствии мо-

жет появиться чувство

обиды

Добиваться победы давле-

нием, но возможна потеря

отношений и перспективы

дальнейшего сотрудни-

чества

Результат, максимально  учи-

тывающий интересы обеих

сторон

Источник: Фишер Р., Юри  У. Путь к согласию, или Переговоры без поражения / Пер. с англ.

М., 1992.

Выделяют четыре принципа ведения переговоров:

46

− разграничение – следует разграничивать участников переговоров и

предмет переговоров;

− интересы – сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях;

− варианты – прежде чем решать, что делать, выявите все возможные

варианты решения  вопроса (ищите варианты);

− критерии – постарайтесь, чтобы результат основывался на каких-то

объективных критериях (ищите критерии).

Переговоры  проходят три стадии:

− стадия анализа, на которой необходимо собрать информацию и

обдумать ее; разобраться в проблеме; определить интересы своей и другой

стороны;

− стадия планирования, на которой надо обдумать все возможные

варианты решения  проблемы, спрогнозировать возможный алгоритм поведения

другой стороны  и свою реакцию;

− стадия дискуссии требует использования четырех принципов ведения

переговоров.

После завершения переговоров необходимо проанализировать результаты

и, подводя итоги, выяснить:

− какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;

− какие трудности возникали и как они преодолевались;

− что не было учтено при подготовке к переговорам и почему;

− какие неожиданности возникли в ходе переговоров;

− почему не удалось диагностировать особенности партнера, его

личностные  характеристики;

− каково было поведение партнера на переговорах, его причины;

− какие коммуникационные ошибки были допущены с обеих сторон;

− какие принципы ведения переговоров можно использовать на других

переговорах;

− какие уроки нужно извлечь на будущее.

Использование этих практических рекомендаций может  способствовать

эффективности деловых коммуникаций.

 

 

Подготовка  к презентации

1. Для презентации  необходимо спланировать краткие  выступления

авторов, создателей новшества, специалистов, которые могут о нем

профессионально рассказать, экспертов, которые могут  подтвердить

преимущества, качественные характеристики.

2. В целях  демонстрации товара или услуг  подготавливаются

пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие

средства визуализации и информирования.

3. Готовится  специальное извещение о презентации,  которое дается, как

правило, через  средства массовой информации.

4. Большое значение  имеет выбор ведущего и подготовка его к

презентации. Это  должен быть обаятельный, умный, знающий  проблему,

энергичный, не злоупотребляющий юмором профессионал.

Первое впечатление  о фирме и ее товарах или  услугах создается через

внешний вид  ведущего. Осанка, позы, жестикуляция, общий эстетический

облик ведущего презентации имеют иногда решающее значение для

успешного бизнеса.

49

Ведущий должен суметь произвести впечатление на партнеров  и

клиентов, на участников презентации. Особенно важно с помощью

разнообразных невербальных сигналов демонстрировать  энтузиазм и

живость: держаться  прямо, ходить уверенно, улыбаться, смотреть в глаза

деловым партнерам, уверенно пожимать при необходимости  руку, жестами

акцентировать важные моменты в информации.

Однако более  всего влияет на первое впечатление  речь ведущего.

Вербальное  содержание его речи должно быть грамотным, с правильными

ударениями. Факты, используемые в презентации, должны быть организованы

в определенной логической последовательности.

Важно и то, как  будет говорить ведущий. Во-первых, нельзя говорить

слишком быстро, необходимо произносить приблизительно 120-150 слов в

минуту. Как  свидетельствуют специалисты, это  сделать не слишком просто.

На презентациях ведущий несомненно будет испытывать стресс. А стресс

имеет тенденцию  ускорять темп речи до 250-300 слов в минуту. Поэтому надо

стараться говорить медленно. Это требует предварительной специальной

тренировки  или хотя бы репетиции. Также следует  избегать монотонности

(особенно это  свойственно авторам тех или  иных технических изобретений:

они лучше других знают особенности новшества, но не могут эффективно это

продемонстрировать).

На стадии подготовки к презентации необходимо научиться  варьировать

громкость и  высоту голоса, эффективно использовать паузы, поддерживать

позитивный  зрительный контакт.

Во время  презентации следует избегать назализации "слов-паразитов"

("знаете", "так сказать" и пр.), междометий типа "м-м-м", "э-э-э" и пр. Для тех

потенциальных ведущих, у которых этот дефект речи имеется, можно

порекомендовать следующее упражнение: во время отработки  будущей речи,

информации  каждый раз как только вы произнесете "э-э", "так сказать" и пр.,

вы должны остановиться, сделать паузу и сказать: "Тьфу". После трех-

четырех раз  такого самоунижения вы начнете следить  за своей речью. Так

утверждают  профессионалы.

Ведущий должен быть обязательно в хорошей физической форме, иначе,

даже сделав все правильно в вербальной и  невербальной коммуникации, он все

равно произведет негативное впечатление.

Таким образом, во время презентации ведущий  должен осуществлять

сознательный  контроль за образом, который он создает, чтобы произвести

хорошее впечатление.

5. На случай  непредвиденных обстоятельств нужно  продумать не

только реакцию  ведущего, но и в случае отказа от выбранного метода проведения

презентации разработать  вспомогательные планы и стратегии.

6. Следует подготовить  рекламные подарки – сувениры. Как правило, это

недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы,

зажигалки, значки и т. п. На них наносятся название фирмы, ее визуальные

50

символы, в некоторых  случаях – адрес и характер деятельности. Сувениры

вручаются всем участникам презентации.

7. Определяются  место и сроки проведения презентации.  Длительность

проведения  презентации – в __________пределах 1,5-2 часов. Специалисты рекомендуют

проводить презентации  после обеда (после 15.00 часов), с тем, чтобы после нее

можно было организовать коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00).

8. Написание  сценария и составление подробного  плана проведения.

Разработчиком сценария и организатором презентации  является

менеджер ПР, хотя во время презентации он обычно бывает "за кадром". Фирмы,

у которых нет  такого специалиста, могут пригласить на договорных началах

профессионалов  по праздничным ситуациям для  написания сценария или

использовать  творческий потенциал своего персонала (как правило, в каждом

трудовом коллективе есть люди, способные генерировать идеи и организовывать

праздничные ситуации). Если презентацию проводят руководители фирмы, то их

нужно привлекать к разработке замысла презентации  и при написании

текста для  ведущего следует учитывать их индивидуальные особенности. Однако

всегда надо помнить, что личность представляющего  товар или услуги является

важным условием завоевания заказчиков.

6.3. Как сделать презентацию

Обычно открывает  и ведет презентацию один из руководителей

внешнеэкономического  отдела фирмы или специально подготовленный ведущий.

Он представляет руководителей всех структур фирмы. Затем (нередко)

показывают  фильм (10-15 минут).

После фильма делаются сообщения о деятельности фирмы, ее экспортных

возможностях  или о товаре и услугах, являющихся предметом презентации.

Время на выступления  – не более 30 минут.

Оставшееся  время или далее по регламенту отводится ответам на вопросы.

Поскольку помещение, где проводится презентация, оформляется  плакатами,

стендами, витринами, стеллажами с товаром или другим демонстрационным

материалом, постольку  можно отвечать на вопросы прямо  у стендов. Здесь же

можно вручить  сувениры.

Демонстрация  товаров и услуг на презентации  является весьма

убедительным  средством рекламы. Особенно это  относится к демонстрации

машин, оборудования и приборов, которые могут рассказать возможному

покупателю, деловому партнеру, желающему заключить сделку, о достоинствах

конструкции, высокой  производительности и качестве выпускаемой  продукции.

На некоторых  презентациях используется прием вовлечения потенциальных

партнеров в  современные действия. Это может  быть, например, предложение об

испытании приборов, примерке одежды, передаче материалов на экспертизу

и т. д. Когда  клиент имеет возможность лично  ознакомиться с товаром, потрогать

его руками, у  него подсознательно растет доверие к фирме и желание приобрести

данный товар. Когда можно непосредственно  ощутить мягкость меха, удобство

51

одежды, прочность  ткани, запах духов, вкус кофе или  легкость работы с

компьютерным  редактором текста, сигналы, закрепляющие доверие к фирме,

поступают со всех сторон. Тот же эффект достигается  и при визуализации

процесса деятельности, например, во многих крупных универмагах  и супер-

маркетах путем  телевизионного показа демонстрируется  работа того или иного

механизма, например, кухонного комбайна или бензокосилки.

Визуальные  технические средства делают презентацию  более привле-

кательной, красноречивой, убедительной и достоверной. Особенно важна