Організація інформаційно – аналітичної служби в мережі магазинів роздрібної торгівлі «Богдана»

і т.д. 

    Кожний  модуль виконує певні функції  обліку, наприклад: 

• модуль  кадри:
• ведення табеля робочого часу
• ведення штатного розкладу

і т.п. 

    модуль  розрахунки з постачальниками і замовниками:

• список контрагентів
• система договорів і замовлень
• система знижок
• система податків
• заповнення рахунків-фактур
• облік взаємозаліків

і т.п.

    Між всіма модулями системи існує двосторонній зв'язок, тобто дотримується принцип інтегрованості. Саме завдяки цьому принципу вдається уникнути проблем, пов'язаних з подвійним введенням документів при їх обробці.

    Кожна інтегрована система володіє  загальнофункціональними властивостями, такими як:

• система документованого обліку (дозволяє на підставі документів, введених операторами, автоматично формувати бухгалтерські проводки);
• ступінь інтеграції (дозволяє переносити дані з одного модуля в іншій, а також забезпечує зв'язок з іншими програмними продуктами);
• інтерфейс - обличчя програмного продукту, характеризуюча зручність роботи з системою;
• мультивалютність - здатність системи правильно вести облік в декількох валютах;

    Сучасні інтегровані системи пропонують величезну безліч стандартних рішень управлінських задач на рівні користувача. Все це дозволяє керівнику підприємства зменшити витрати по її обслуговуванню. Середній термін окупності таких систем 1-2 року.

    Крім  готового пакету програми, необхідно  придбати спеціальне програмне забезпечення, що дозволяє встановити ІФС, також вкласти грошові кошти на упровадження програми (повністю набудувати її на облік конкретного підприємства) і навчання робочого персоналу. Небагато фірм сьогодні готові здійснити такі грошові вкладення.

    Більшість підприємств вважає за краще скористатися послугами розробників більш  дешевого класу програм, так званого, бухгалтерського конструктора. Серед  даного класу програм найпоширенішим є сімейство програм “1С”. 

    Програми  сімейства “1С”. 

    Програма  “1С: Бухгалтерія” побудована на основних принципах бухгалтерського обліку, загальних для всіх його розділів. Бухгалтер сам може набудувати практично все - план рахунків, види первинних і звітних документів, схеми проводок. Програма допомагає бухгалтеру швидко знайти потрібні записи, сформувати необхідну звітність. Спеціальні режими дозволяють використовувати програму на окремих робочих місцях, де формуються первинні документи. Можна використовувати її для надання звітності керівнику. Крім того, в програмі передбачена можливість ведення складного аналітичного обліку.

    Універсальність програм сімейства 1С полягає  в тому, що ми придбаваємо якийсь бухгалтерський конструктор, тобто  систему з розширеними інструментальними можливостям.

    Первинні  можливості даного програмного продукту достатньо обмежені. Наприклад, виконання в рамках бухгалтерського конструктора таких операцій, як розрахунок зносу основних засобів, розрахунок заробітної платні і т.п., практично неможливо здійснити без відповідних настройок. Проте, оволодівши спеціальною мовою, користувач може самостійно навчити програму виконувати будь-які розрахунки, створювати звіти і т.п.

    Цей клас систем орієнтований на масовий  тираж. В одній програмі важко  врахувати специфіку обліку декількох  бухгалтерій. Тому і застосовуються якісь універсальні заготівки, з яких, за допомогою настройок, створюється програмний продукт, відповідний для обліку в будь-якій фірмі.

    Універсальність програм сімейства “1С” дозволяє їм краще адаптуватися до швидкозмінюючогося законодавства в нашій країні. Проте вона не рятує систему від недоліків.

    Програми  сімейства “1С” виходять на ринок  достатньо сирими. Оскільки виробник хоче встигнути завоювати ринок, випередивши своїх конкурентів. А їх сьогодні достатньо.

    Сама  програма протестована і не містить грубих помилок, але іноді невеликі недоліки спричиняють за собою цілий список небажаних наслідків. 

    1.5. Проблеми і ефекти від упровадження автоматизованих інформаційних систем. 

    Вже давно наступив час, коли під автоматизацією підприємств стало матися на увазі не просто придбання комп'ютерів і створення корпоративної мережі, але створення інформаційної системи, що включає і комп'ютери, і мережі, і програмне забезпечення, а головне - організацію інформаційних потоків. Проаналізувавши досвід упровадження інформаційних систем (ІС) на російських підприємствах, можна помітити, що час від часу ІС на базі якого-небудь інтегрованого продукту або упроваджуються не до кінця, або керівництво компаній ними практично не користується.

    Аналіз  упроваджень, здійснених на сьогоднішній день, виявляє декілька причин невдач при створенні ІС:

    1. Перша полягає в тому, що готові  західні системи орієнтовані  на якісь ідеальні бізнес-процеси,  відірвані від реальної структури  конкретної компанії. А реальні  установи, компанії і корпорації зовсім не ідеальні, а навпаки, дуже складні з погляду ієрархії управління. Більш того, часто формальна ієрархія химерно переплітається з реальною.

    2. Друга причина - в тому, що історично  розробкою систем займалися програмісти,  через що вони будувалися згідно теорії автоматизованих систем. Виходив замкнутий автоматизований процес, по можливості що виключає людину. В результаті весь середній менеджмент такою системою відторгався. Тому керівники середньої ланки опираються упровадженню таких систем і свідомо, і несвідомо.

    3. Третє - це недостатній аналіз  існуючих задач на етапі проектування. Наприклад, на Заході, зокрема,  в США, у компаній-замовників, як правило, є спеціальні відділи, які планують роботи по автоматизації і аналізують: що треба автоматизувати, що не треба, що вигідно, а що збитково, і як взагалі повинна бути побудований система, які функції вона повинна виконувати. У вітчизняних компаній подібні структури, як правило, відсутні.

    Досвід  показує, що успішні, бувають ті проекти, в результаті упровадження яких клієнт повністю володіє своєю системою, розуміє, як вона працює. Цей, важкодосягаємий при традиційних способах, результат виходить тоді, коли керівництво підприємства надає значну увагу проекту, вникає у всю його тонкість, детально розбирається в організації всіх бізнес-процесів на підприємстві. В осоружному випадку керівник з недовір'ям відноситься до цифр, видаваних системою, оскільки не знає, звідки вони беруться, і хто за них несе відповідальність. Але чи багато знайдеться керівників, здатних не тільки очолити, але і, по суті, самим виконати проект? І хіба в цьому функція керівника? Звичайно ж, ні!

    Сьогодні  необхідний новий підхід до створення  інформаційних систем. Новизна полягає  не в створенні системи на базі якого-небудь інтегрованого продукту, а в ретельному проектуванні системи і лише потім реалізації її за допомогою адекватних програмних засобів.

    Не  секрет, що часто підхід до автоматизації  буває таким: потрібно автоматизувати все, а тому купуємо могутню інтегровану  систему і модуль за модулем всю її упроваджуємо. Але вже потім з'ясовується, що отриманий ефект вельми далекий від очікуваного і гроші витрачені даремно. На практиці для вирішення конкретної проблеми компанії буває достатньо мати електронну пошту і Excel. Іноді потрібно упровадити всього лише дещо спеціалізованих і недорогих додатків і зв'язати їх на базі інтеграційної платформи або там, де це необхідне, використовувати функціональність ERP-системи. Всі ці питання можна і потрібно вирішувати на етапі проектування, тобто усвідомлено підходити до вибору засобів автоматизації, порівнюючи витрати з очікуваним ефектом.

    Нинішніх  огріхів проектування можна уникнути, використовуючи принцип, який  називається  синархічним проектуванням. Цей  новий принцип є проявом "закону синархії", який описав на початку ХХ століття російський філософ Володимир Шмаков. Якщо стисло, то це органічне поєднання певної ієрархії і аналогії в побудові всесвіту.

    Синархічне  проектування - це технологія, яка дозволяє створювати ІС для конкретного підприємства, холдингу або концерну з урахуванням реальної ієрархії управління, поетапно її упроваджувати, реально планувати і одержувати ефект від упровадження на кожному етапі, органічно вбудовувати в систему стандартні компоненти і оригінальні розробки. Більш того, синархічне проектування дозволяє оволодіти системою як інструментом управління на всіх рівнях - від виконавця до директора. При цьому відповідальність не перекладається на систему, і керівнику зрозуміло походження інформації, в ній циркулюючої.

    Необхідно підкреслити, що і замовнику, і постачальнику рішення ще до вибору того або іншого ПО для створення ІС необхідно, перш за все, провести аналіз, що їм дійсно необхідно автоматизувати, після чого зайнятися проектуванням. Іншими словами, тільки ретельне передпроектне обстеження, а потім проектування з урахуванням всіх особливостей реальної структури управління конкретної компанії дадуть у результаті дійсний ефект від упровадження автоматизованої інформаційної системи, до якого зрештою прагнуть і замовники, і системні інтегратори. 
 

 

     РОЗДІЛ 2

    АНАЛІЗ  ПАРАМЕТРІВ КОНКУРЕНТНОСТІ ПП «Діадема» 

    2.1. Загальна характеристика підприємницької діяльності ПП «Діадема» 

    Приватне  підприємство «Діадема» зареєстровано в 1994 році складається з 15 власних магазинів, 14 орендованих магазинів і 2 кафе-бари. Всі торгові точки знаходяться в різних районах міста. Направлення діяльності підприємства:

    Роздрібна торгівля, що включає в себе торгівлю:

• Лікеро-горілчаними виробами;
• Продуктами харчування;
• Напоями, безалкогольними напоями;
• Молочнокислою групою товарів (з холодильним обладнанням більш 300 кв.м з температурою +2- +6)
• Овочами та фруктами;
• Іншим.

    Крім  того приватне підприємство «Діадема» має  кафе-бари, де крім звичайного обслуговування клієнтів організовується проведення свят та вечірок.

      За межами Кременчука підприємство має філію в м. Полтава зі складським приміщенням 800 кв.м.

    Покриття  підприємства більш 800 торгових точок  в м. Кременчуці, Кременчуцькому районі більш ніж 2000 торгових точок в м. Полтава, Полтавської області (Комсомольськ, Глобинський р-н, Семенівський р-н, Козельщанський р-н, Кобеляцький р-н, м. Світловодськ, Світловодський р-н).

    Підприємство  має власну базу по вул. Кірова, 1 з  земельною ділянкою 2,9 га та складськими  площами 4 000 кв.м та орендовану базу по вул. Кірова, 97 із складськими приміщеннями більше 2000 кв.м.

    В м. Кременчуці зареєстровано 520 магазинів, що займаються роздрібною торгівлею, 29 з них належать ПП «Діадема».

    За  даними статистики обсяг реалізації продукції в роздрібній торгівлі м. Кременчука в 2008 році склав 210299,6 тис. грн. Обсяг реалізації ПП «Діадема» в 2008 році складав 43238,5 тис. грн., тобто 20,6% загального обсягу реалізації (рис. 2.1). 

    Рис. 2.1. Частка ПП «Діадема» на ринку роздрібної торгівлі

    Загальний товарооборот ресторанного господарства у м. Кременчуці станом на 2007 рік складає 9155,4 тис. грн., ПП «Діадема» має 120,4 тис. грн. від загального товарообороту  і складає 1,3%.(рис. 2.2). 

    Рис. 2.2.Частка ПП «Діадема» на ринку ресторанного господарства 

    ПП  «Діадема» має власний автотранспорт:

• 4 машини ЗИЛ;
• 4 термо ГАЗелі;
• 1 термо Фотон;
• 1 ІВЕКО;
• 1FORD Cargo;
• 3 –ГАЗ 53.

    Транспортні засоби двічі на тиждень відвідують від 70-80 торгових точок.

    Компанія  працює за системою ексклюзивного продажу. Кожна торгова марка продається торговим відділом під керівництвом ексклюзивного супервайзера. До відділу продажу входить: оператор ПК та логіст. Склади поділені по маркам товару, доставка здійснюється так само по-брендово окремим транспортом. Продаж та доставка товару здійснюється в кожну активну точку продажу.