Організація інформаційно – аналітичної служби в мережі магазинів роздрібної торгівлі «Богдана»

    Часто зустрічається ситуація, коли керівництво  компанії ухвалює рішення про  впровадження автоматизованої системи  при виникненні кризи - чи то це звільнення співробітників, що спричинив собою втрату частини клієнтської бази, чи то активізація діяльності конкурентів, чи то неефективна робота персоналу, чи то різке зниження продажів і т.п. В такий момент задачею номер один для бізнесу стає контроль інформації про клієнтів, продажах, розрахунки, а так само контроль і систематизація діяльності персоналу.

    Іншим фактором, що впливає на виникнення потреби в автоматизації, є бурхливий  розвиток бізнесу (або потреба в  розвитку), коли працювати "по-старому" стає неможливо. Мабуть, це найцікавіший і найскладніший варіант. Компанія розуміє, що уповільнення зростання пов'язано з об'єктивними причинами - існуючі методи роботи стають неефективними, приріст числа співробітників не призводити до істотного підвищення рівня продажів і підтримки клієнтів. Це той момент, коли кількість повинна перейти в якість, і в даному випадку автоматизація стає каталізатором, що дозволяє не лише повернути тимчасово втрачені на ринку позиції, але і зробити істотний ривок вперед. Основною потребою, в даному випадку, стає автоматизація рутинних операцій, контроль ефективності роботи персоналу, збір і передача знань, стандартизація бізнес-процесів. Все це призводить до підвищення керованості бізнесу.

    Візитною  карткою систем автоматизації дистрибуції  стали КПК (кишенькові персональні комп'ютери), що є основним робочим інструментом торгівельних представників (далі ТП), які знаходяться "в полі". За межами офісу, співробітник повинен володіти всіма необхідними даними про продаж і сплати, мати різну довідкову інформацію, щоб максимально швидко, результативно і якісно провести зустріч з клієнтом.

    Для кращого розуміння проблеми необхідно  уявити схему роботи ТП ПП «Діадема»: 

    

    Рис.3.1.Схема роботи торгового представника ПП«Діадема»

    1 – ТП відвідує торгові точки і заповнює заявкові листи.

    2 – Після того, як ТП відвідав  всі заплановані на день торгові  точки, він повертається на  базу і передає заявкові листи  на обробку операторам.

    3 – Оператори формують із заявкових  листів заявки і віддають їх  комірникам для збирання. Оператори вимушені працювати в нічну зміну, оскільки при даній схемі роботи оператор отримує заявкові листи лише після завершення роботи ТП (після його повернення на базу).

    4 – Наступний робочий день. ТП  відвідує наступну групу запланованих точок. Процес повторюється.

    За  даною схемою роботи на складах ПП«Діадема» налічується наступна кількість працівників (табл.3.1.):  
 
 

    Таблиця 3.1.

    Чисельність складських працівників

 

    Через те, що ТП не мають можливості віддати  зібрані заявкові листи операторам на обробку до повернення на базу, на складах ПП «Діадема» всі співробітники, за винятком ТП і супервайзерів, змушений працювати в нічну зміну за графіком “тиждень через тиждень”. Так само працює один черговий оператор і один приймальник товару для прийому поставок і експедиторів, що повернулися з маршрутів. Черговий оператор так само працює за графіком “тиждень через тиждень”.

    Для підвищення рівня розвитку і якості роботи співробітників і підприємства загалом, пропонується придбати і ввести в експлуатацію КПК для ТП.

    Це  дозволить збільшити продуктивність ТП, звести витрати часу передачі заявкового листа практично до нуля, прибрати нічну зміну, а співробітників, що працювали вночі, перевести в денну зміну. Також ми зможемо або скоротити 6 чергових операторів і 3-х приймальників товару (товар зможуть приймати комірники), або набрати ще 12 ТП і сформувати фокус-команду (6 операторів, 12 ТП). 

    3.2. Бізнес-стратегія підприємства за технологією CRM. 

    Система SalesWorks™, розроблена Українською корпорацією SoftServe, за останні два роки де-факто  стала корпоративним стандартом в автоматизації дистрибуції. Вибір  крупних корпоративних клієнтів, таких як Nestle Ukraine, San Interbrew Ukraine, Сибірський Берег і десятків інших компаній, говорить сам за себе. Близько тисячі ТП в Україні і Росії успішно використовують її в своїй повсякденній роботі.

    SalesWorks™-  це повноцінна система для  планування, здійснення і моніторингу  продажів. Вона призначена як для великих виробничих компаній, що розвивають ефективну систему дистрибуції, так і для незалежних регіональних операторів, прагнучих мінімізувати витрати і підвищити ефективність своїх торгівельних команд. Основною задачею SalesWorks™ є стандартизація бізнес-процесів компанії і підвищення керованості бізнесу.

    Завдяки даній системі стає можливим значно зекономити час ТП за рахунок автоматизації  рутинних задач, чим підвищити продуктивність їх праці на 20-30%.

    Можливості:

    Мобільна  частина:

• приймати заявки на доставку товарів клієнту з вказівкою переліку товарів, що замовляються, суми, бажаної дати доставки;
• передавати заявки і звіти в облікову систему підприємства («Термінал ®») за допомогою GSM-каналу або прямого з'єднання;
• контролювати взаєморозрахунки з торговими точками.

    Офісна  частина:

• призначати маршрути ТП і контролювати відвідування торгівельних точок;
• аналізувати основні показники продажів, оцінювати діяльність ТП.

    Переваги:

    Ефективність  роботи ТП. Звичайно, ТП приймаючи заявки в торговій точці 15-25 хвилин встигає обійти лише 15-20 торгових точок. Якщо ж ТП «озброїти» кишеньковим комп'ютером і системою SalesWorks™, то він прийме заявку за 5-10 хвилин і обійде 25-30 торгівельному точок в день. Загальна сума заявок зростає не менше ніж на 30%! Крім того – за рахунок оперативного оновлення інформації про наявність реальних залишків на складах представник не продаватиме «повітря».

    Маршрутизація і контроль. Система передбачати  можливість задавання ТП маршрутів  і контролю відвідування кожної торгової точки (виконання графіка відвідування, контроль виконання плану за об'ємом заявок, заборгованості торгових точок, та інших показників оцінюючих якість роботи ТП).

    Пунктуальність  у взаєморозрахунках. Програма автоматично  контролює дебіторські заборгованості клієнтів. ТП маючи в розпорядженні достовірну інформацію може аргументовано вимагати від торгової точки своєчасного погашення заборгованості.

    Ефективність  роботи операторів. При використанні запропонованої системи не потрібно вручну вносити заявки в облікову систему підприємства. Всі дані автоматично завантажуються з кишенькових комп'ютерів. Залишається лише натиснути кнопку побудови списку доставок на заданий день. Як додаткова послуга, є можливість обговорення створення системи маршрутизації доставок товарів.

    Економія  часу керівника. Всі звіти ТП і  супервайзерів формуються автоматично  протягом декількох секунд.

    Схематично  систему можна уявити у вигляді  трьох простих рівнів.

    Першим  рівнем є мобільні робочі місця: система  одночасно підтримує три режими роботи (збір замовлень, торгівля з фургона і мерчендайзинг). При цьому максимально полегшується формування замовлення або продаж завдяки тому, що ТП буквально на кінчиках пальців володіє всіма потрібними даними по історії продажів у цій торговій точці, має велику кількість довідників (маршрути, прайс - листи, борги торгової точки, залишки на складі, рекомендований набір продукції, плани продажів і т.п.). У режимі автоматичного замовлення, система сформує заявку, грунтуючись на введених залишках, рівні продаж торгової точки, зробить поправку на сезонність (або свята, що наближаються, наприклад). При необхідності, ТП прямо з КПК може роздрукувати заявки, вбудовані звіти або накладні - система підтримує декілька десятків принтерів.

    Другим  рівнем є робоче місце супервайзера або регіонального менеджера. Саме сюди стікається вся інформація "з полів". На цьому рівні відбувається первинна обробка, і, при необхідності, коректування отриманих даних, після чого вони передаються в облікову систему для формування документів на відвантаження продукції. SalesWorks™ має можливість спільної роботи практично з будь-якою обліковою системою, що підтримує імпорт-експорт даних. Це може бути 1С різних конфігурацій, «Термінал ®», “Облік”, “Акцент” або, наприклад, ERP системи. З облікової системи, у свою чергу, передаються залишки продукції і відвантаження. На своєму робочому місці керівник торгової команди має зручний інструментарій, що дозволяє формувати маршрути, складати плани продажів, встановлювати допустимі розміри знижок і т.п. Набір вбудованих звітів дозволяє контролювати результативність діяльності торгівельних команд і кожного ТП окремо.

    Третій  рівень системи SalesWorks™ призначений  для компаній, що мають розподілену  структуру дистрибуції з головним офісом, що координує роботу всіх підрозділів. Це могутній інструмент, що дозволяє гнучко управляти діями всієї структури збуту. Саме сюди, на корпоративні сервери, передається інформація з усіх регіональних підрозділів про продаж та сплати, залишках товару, наявності продукції в торгових точках, і т.п. Тут вона агрегується і піддається аналізу. Задача центрального модуля системи SalesWorks™ - створення єдиних для всіх підрозділів довідників, створення і публікація звітів, адміністрування прав користувачів. Ця безцінна інформація, в струнких колонках звітів, що відображає реальний стан бізнесу, дозволяє менеджерам ухвалювати щонайкращі стратегічні рішення. До їх послуг різні звіти, OLAP технології, доступ до даних через Web.

    Перш  ніж система буде впроваджений, в  компанії проводиться комплекс робіт, який називається передроектним обстеженням: формуються цілі, виявляються проблемні місця, визначаються ресурси, створюються команди впровадження і т.д. Бізнес - консультанти допомагають в пошуку оптимальних рішень. При необхідності, система модифікується під специфічні вимоги бізнесу. Далі обов'язково відбувається навчання користувачів, і протягом обумовленого часу система супроводжується співробітниками служби підтримки. 
 
 

    3.3. Впровадження  програмного забезпечення SalesWorks™ для КПК 

    Вхід  до системи програмного забезпечення SalesWorks™ для КПК має наступний вигляд (рис.3.2.) 

    

    Рис.3.2. Вхід до системи SalesWorks™

    Для захисту від несанкціонованого  доступу на вхід в систему можна  задати пароль (свій для кожного користувача або однаковий для всіх).

    Головне вікно SalesWorks™ має наступний вигляд (Рис.3.3.) 

    

    Рис.3.3. Головне вікно SalesWorks™

    З головного діалогового вікна  системи здійснюється доступ до всіх функціональних можливостей системи:

• Доступ до огляду довідників;
• Відкриття журналів документів;
• Запуск утиліти віддаленого обміну.

    Для вирішення задач пропонується наступний  набір документів: