Совершенствование трудовой деятельности на основе функционально - стоимостного анализа (ФСА)

    Источником  информации явилась следующая документация: планы и годовые отчеты работы данного сотрудника, положения о подразделениях аппарата управления, должностные инструкции, стандарты организации, штатное расписание, схемы управления организацией и ее подразделениями, данные бухгалтерской отчетности, результаты приведенных научных и социологических исследований и др.

    Изучение  данных включает:

• описание состава и содержания выполняемых функций объекта анализа;
• уяснение сущности объекта анализа и характера процессов выработки, обоснование, принятие и реализацию управленческих решений;
• характеристику кадров управления, применяемых технических средств, информации, используемой объектом в своей работе, организационной структуры и методов управления;
• изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию организации труда и трудовых процессов;
• изучение передового опыта в организациях – аналогах;
• подготовку информации для определения затрат на выполнение управленческих функций на основе нормативной документации и экспертного опроса, а также в результате изучения форм статистической отчетности и штатного расписания.

    Штатное расписание менеджера по подбору персонала представлено в таблице 2.

    Структурно  служба персонала состоит из двух отделов: отдел по работе с персоналом и отдел по найму и отбору персонала.

    Отдел по подбору персонала занимается всеми процессами поиска, найма персонала на вакантные должности, выполняет другие функции.

    В отделе по подбору персонала особую роль играет деятельность менеджера по подбору персонал. Компании постоянно требуются новые кадры, которые бы занимались успешными продажами на рынке недвижимости. Задача менеджера – выявить личностные характеристики кандидатов и отобрать необходимых для организации работников. Менеджер работает напрямую с кандидатами на вакантные должности, занимается подбором и расстановкой кадров, выполняет другие функции. 
 
 

    Таблица 2

Штатное расписание отдела по подбору персонала

        

    Соответствие  деятельности менеджера по подбору персонала современным требованиям достигается благодаря системе постоянного обучения, включающей в себя участие в семинарах, тренингах, изучение соответствующей периодической литературы. 

1.3. Аналитический  этап.

     На  аналитическом этапе осуществлялась формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определялась стоимость выполнения функций. Здесь оценивалась степень значимости функций, определялись степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

     Функции управления разделены на главные, основные и вспомогательные.

     Главная функция - это функция, для осуществления  которой создано анализируемое  подразделение аппарата управления организации. Основные функции необходимы для реализации главной функции, без них не может быть осуществлена главная функция.

     Вспомогательные функции способствуют осуществлению  какой-либо из основных функций.

     Для менеджера по подбору персонала главная функция – «Подбирать персонал на вакантные должности в организации».

     Выявление основных функций и отделение  их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних  находятся излишние или несвойственные службе персонала функции – важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения стоимости выполнения совокупности управленческих функций.

     Классификация функций позволила построить функционально – стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций управления службы персонала (рис. 1).

     Диаграмма строилась по следующим правилам.

     Все функции службы персонала заключаются  на диаграмме между двумя вертикальными  пунктирными линиями. Левая граничная  линия находится между анализируемой  основной функцией и функцией более  высокого уровня (главной функцией подразделения). Основные функции располагаются  на горизонтальной линии. Правая граничная  линия находится между анализируемой  основной функцией и функцией более  низкого уровня (не относящейся к  функциям анализируемого подразделения). Все вспомогательные функции  располагаются либо над, либо под  основными функциями. Это необходимые  вспомогательные или излишние, несвойственные, дублируемые функции. Диаграмму  следует читать справа налево.

     При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?»  отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций  службы персонала, так как относятся  к категории излишних или несвойственных. Все основные функции должны отвечать (по направлению слева направо) на вопрос «Как?», а по направления справа налево – на вопрос «Зачем?». Все  вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда  возможно осуществление основной функции?).  В случае необходимости количество текстов можно увеличить.

    В таблице 3 приведены  расчеты затрат на выполнение основных и вспомогательных функций.

1. Основная функция «Определять потребность предприятия в кадрах».

Затраты на выполнение функции определялись следующим образом. При расчете затрат на выполнение функции учитывался фонд заработной платы, единый социальный налог и расходы на содержание и эксплуатацию технических средств управления (95% всех затрат на выполнение функций службы персонала).

    Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой  функции, составляет (18000+4500+2500+1600)=26600 руб. Срок службы технических средств при укрупненном расчете приняли равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составили (26600:10)=2660 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника составил в среднем 173,4 ч. Данные технические средства использовались в течение года примерно 0,23 мес. (40:173,4). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составила (2660:12*0,23) = 60 руб.

    Затраты труда на выполнение функции в месяц составили 35000 руб. Но данная функция выполняется в течение 0,23 мес. (40 ч.), поэтому трудозатраты составили (35000 ´ 0,23)=8050 руб. Единый социальный налог равен (8050 ´ 0,26)= 2093 руб. Затраты на выполнение функции составили (8050 + 2093 + 60)=10203 руб.

2. Основная функция «Определить источники поиска кадров».

    Расчет: годовые амортизационные отчисления составили (26600:10)=2660 руб. Данные технические средства использовались в течение года примерно 0,34 мес. (60:173,4). Доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составила (2660:12*0,34) = 75,3 руб. Трудозатраты составили (35000 ´ 0,34)=11900 руб. ЕСН = 3094 руб. Затраты на выполнение функции составили (11900 + 3094 + 70,3)=15069 руб.

3. Основная функция «Разместить вакансию в СМИ».

    Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составили (18000+4500+2500+1600+302000)=328600 руб. Годовые амортизационные отчисления составили (328600:10)=32860 руб. ТС использовались в течение года примерно 0,5 мес. (80:173,4). Доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составила (32860:12*0,5) = 1369 руб. Трудозатраты составили (35000 ´ 0,5)=17500 руб. ЕСН = 4550 руб. Затраты на выполнение функции составили (17500 + 4550 + 1369)=23419 руб.

4. Основная функция «Принимать решение об отобранных кандидатах».

    Расчет: годовые амортизационные отчисления составили (328600:10)=32860 руб. Данные технические средства использовались в течение года примерно 1,5 мес. (240:173,4). Доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составила (32860:12*1,5) = 4107 руб. Трудозатраты составили (35000 ´ 1,5)=52500 руб. ЕСН = 13650 руб. Затраты на выполнение функции составили (52500 + 13650 + 4107)=70257 руб.

5. Основная функция «Определить источники поиска кадров».

    Расчет: годовые амортизационные отчисления составили (26600:10)=2660 руб. Данные технические средства использовались в течение года примерно 0,34 мес. (60:173,4). Доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составила (2660:12*0,34) = 75,3 руб. Трудозатраты составили (35000 ´ 0,34)=11900 руб. ЕСН = 3094 руб. Затраты на выполнение функции составили (11900 + 3094 + 70,3)=15069 руб.

    Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций менеджера по подбору персонала и определения затрат на их осуществление, которые рассчитывались на основе отчетной документации,  а также экспертного опроса специалистов и руководителей службы персонала, представлены в таблице 4.

    Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволили выявить распределение стоимостей по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретной функций управления.

      При помощи диаграммы выявились излишние и несвойственные менеджеру по подбору функции.

    При помощи функционально – стоимостной  диаграммы были выявлены следующие  излишние и несвойственные должности функции:

    - осуществлять мониторинг рекламы  в СМИ, Интернете (2557 руб.)

    - организовать оформление кандидата  на работу (3541 руб.) 

 

МЕНЕДЖЕР ПО ПОДБОРУ ПЕРСОНАЛА

 

 
 

 
 
 

 

 

 
 

Рис. 1. 

    Таблица 3. Определение затрат на осуществление функций менеджера по подбору персонала